1.Partile Contractante

1.1. S.C. Intelligent IT S.R.L., cu sediul social in Sibiu str. Aciliu, nr. 22, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului sub nr. J32/1274/2006 CUI RO18990059, atribut fiscal RO, avand contul nr. RO15BACX0000000239459000, deschis la Banca Unicredit Tiriac Sibiu, agentia Continental, reprezentat de dl. Radu Hasan – Administrator, operatorul platformei www.smartbill.ro in calitate de Prestator.

si

Clientul, utilizatorul platformei SmartBill si a tuturor serviciilor oferite prin intermediul acesteia au agreat urmatoarele:

Acesta reprezinta contractul propus de Prestator si trebuie acceptat inainte de comandarea oricarui serviciu oferit de Prestator. Orice comanda confirmata de Client, prin bifarea casutei "Sunt de acord cu termenii si conditiile" reprezinta o acceptare din partea Clientului a ofertei Prestatorului, in conditiile stipulate de art. 9 din Legea comertului electronic 365/2002. Bifarea casutei reprezinta o semnatura electronica, in sensul art. 4 pct. 3 din Legea semnaturii electronice nr. 455/2001, avand aceeasi valoare cu o semnatura olografa.

Definitii:

SmartBill.ro: site-ul de internet, precum si ansamblul serviciilor accesibile pe acest site web sau pe subdomeniile acestuia.

Serviciu: serviciile puse la dispozitie de Prestator prin intermediul site-ului www.smartbill.ro, sub forma unui abonament lunar.

Client: persoana juridica care face o comanda pe site-ul www.smartbill.ro sau se inregistreaza ca utilizator.

Comanda: comanda de achizitionare a unuia sau mai multor servicii afisate pe site-ul www.smartbill.ro, realizata de un client care isi doreste sa beneficieze de acel/acele servicii.

Vizitator: persoana fizica ce viziteaza website-ul www.smartbill.ro, fara a fi achizitionat servicii si fara sa fi facut o Comanda.

2. Obiectul si acceptarea prezentului Contract de prestari servicii

2.1. Prezentul Contract de prestari servicii este aplicabil tuturor comenzilor sau conturilor realizate prin intermediul www.smartbill.ro. Clientul se obliga sa ia la cunostinta de aceste conditii inainte de a realiza o comanda sau de a-si deschide un cont. Toate comenzile si deschiderea contului implica acceptarea de catre Client a tuturor acestor conditii de prestari servicii. Acceptarea prezentului contract de catre client se face prin bifarea casutei „Sunt de acord cu termenii si conditiile”.

2.2. Prestatorul isi rezerva dreptul de a modifica prezentele conditii de prestari servicii in orice moment. Versiunea aplicabila unei comenzi realizate este aceea in vigoare pe www.smartbill.ro la momentul la care s-a plasat comanda de catre client.

2.3. Serviciile pot fi accesate de pe o serie de interfete precum: aplicatii desktop ce se instaleaza pe sisteme de operare Windows, Mac si Linux, aplicatii iOS si Android si web browser.

2.4. Lista preturilor serviciilor oferite se poate gasi la adresa https://www.smartbill.ro/preturi si, dupa caz, de la un reprezentant al Prestatorului prin email sau telefonic. Pretul se va stabili de catre Prestator in functie de necesitatile Clientului si de perioada pe care se achita serviciul. Plata serviciilor de catre Client reprezinta acceptarea de catre acesta a pretului oferit de Prestator.

2.5. Prin incheierea contractului, Clientul intelege si confirma faptul ca alti utilizatori (firme) cu care Clientul a tranzactionat in platforma SmartBill vor fi constienti de faptul ca firma Clientului utilizeaza serviciul SmartBill.

2.6. Prezentul contract de prestari servicii este insotit si trebuie interpretat impreuna cu Politica de confidentialitate gasita la adresa

https://www.smartbill.ro/politica-de-confidentialitate

3. Durata contractului

3.1. Prezentul contract se incheie pe o perioada nedeterminata incepand de la data plasarii comenzii sau data crearii contului, iar obligatiile partilor intra in vigoare de la aceasta data.

3.2. Imediat ce se efectueaza plata tipului de abonament ales, Clientul va avea acces la serviciile incluse in pachetul abonamentului din momentul confirmarii platii de catre Prestator. Anularea comenzii se poate efectua pana in momentul efectuarii platii. Orice erori survenite la comanda facuta de Client pot fi corectate pana in momentul confirmarii platii de catre Prestator printr-un email trimis la cloud@smartbill.ro sau nr. de telefon 031 710 4215 de luni pana vineri intre orele 09:00 si 18:00.

3.3. In cazul in care Clientul nu notifica renuntarea la abonamentul ales cu minim 30 de zile calendaristice inainte de expirare termenului de valabilitate a abonamentului, in fiecare luna abonamentul se va prelungi automat fara nicio formalitate.

3.4. In cazul in care Clientul doreste modificarea tipului de abonament ales pe parcursul perioadei in care este activ un abonament anterior ales, acest lucru este posibil – schimbarea intrand in vigoare in termen de 2 zile lucratoare de la efectuarea platii diferentei, in cazul upgrade-ului unui pachet, iar in cazul downgrade-ului unui pachet, intra in vigoare dupa ce expira perioada pentru care clientul a platit deja si efectueaza o noua plata, pentru un pachet mai mic.

3.5. Prestatorul ofera posibilitatea de a testa gratuit serviciile SmartBill pe o perioada de 30 de zile. Dupa expirarea acestei perioade, Clientul poate sa opteze pentru un abonament. In cazul in care nu mai doreste continuarea serviciilor, accesul va fi intrerupt definitiv.

3.6 Contul Clientului va fi sters automat dupa 2 ani de la expirarea abonamentului sau in cazul in care Clientul nu a continuat cu un abonament platit, dupa 2 ani de la expirarea perioadei de proba.

4. Valoarea contractului si efectuarea platii

4.1. Pentru serviciile prestate, Clientul va achita Prestatorului contravaloarea abonamentului, prevazuta in momentul finalizarii comenzii.

4.2. Prestatorul va trimite notificari de plata regulate in conformitate cu tipul de abonament ales.

5. Descarcarea, instalarea si utilizarea programului SmartBill

5.1 Prin documentul de fata, Termeni si conditii de utilizare , precum si prin Acordul de licenta SmartBill, care se gaseste in kitul de instalare al programului, Prestatorul va acorda Beneficiarului si numai acestuia licenta ne-exclusiva pentru utilizarea produsului SmartBill sau a altor bunuri si servicii, si numai in urma platii si a comenzii pentru produsele oferite contra-cost.

5.2 Puteti instala si utiliza gratuit programul in scopul evaluarii si/sau exploatarii acestuia pentru o perioada de 30 de zile de la prima instalare.

5.3 Pentru a putea insa utiliza programul SmartBill si dupa cele 30 de zile gratuite, trebuie sa cumparati de la Prestator o licenta de activare.

5.4 Programul nu poate fi transferat, vandut, cedat, sublicentiat, indiferent prin ce mijloace sau pus la dispozitia unei alte parti, fara a avea, in prealabil, acordul scris al Prestatorului.

5.5 Folosirea SmartBill trebuie sa fie conforma cu prevederile Acordului de licenta SmartBill. Licenta pentru versiunea platita a SmartBill este valabila pe termen nelimitat.

5.6 Ramane insa la latitudinea Prestatorului daca trecerea la o versiune mai noua a SmartBill este gratuita sau contra-cost, fiecare noua versiune constituindu-se intr-un produs de sine statator.

6. Disponibilitatea serviciilor afisate

6.1 Oferta Prestatorului cu privire la servicii si pretul acestora este valabila atata vreme cat este afisata pe www.smartbill.ro. Prestatorul isi va indeplini obligatiile contractuale imediat ce clientul va efectua plata aferenta serviciului selectat.

6.2. Orice modificari ale tarifelor sau cu privire la disponibilitatea serviciilor vor fi comunicate prin email la adresa de contact a clientului din contul de utilizator sau prin intermediul aplicatiei cu cel putin 30 de zile inaintea oricarei modificari. Serviciile de mentenanta ale aplicatiei sunt anuntate prin intermediul aplicatiei sau prin email.

6.3. Clientul este responsabil cu actualizarea datelor din contul de utilizator imediat ce intervin schimbari. Prestatorul nu isi asuma responsabilitatea in cazul in care intervin prejudicii sau pagube de orice natura din cauza imposibilitatii de a accesa adresa de e-mail declarata in contul de utilizator.

6.4. Accesul la serviciile SmartBill este posibil pana la renuntarea la serviciu si/sau stergerea contului de Client, indiferent de progresul tehnologic sau modificari, cu exceptia cazului in care Clientul nu isi mai plateste abonamentul. Acest acces cuprinde si actualizari legislative pentru serviciile disponibile, cat si asistenta pe intreaga perioada de desfasurare a prezentului contract.

6.5. Prestatorul depune toate eforturile pentru a oferi permanent accesul la serviciile oferite, dar nu poate garanta disponibilitatea serviciului decat in masura de 99.8%. Perioada de disponibilitate nu include perioadele de mentenanta anuntate in prealabil prin email sau in cadrul serviciului, insa include acele perioade de mentenanta neanuntate. Ca atare, avand in vedere dependenta serviciilor oferite de accesul la Internet, posibilele limitari tehnice si de sistem ce pot aparea, Prestatorul isi asuma o obligatie de diligenta in ceea ce priveste disponibilitatea serviciilor conform procentului de mai sus. Daca Clientul nu a putut accesa serviciul din motive imputabile Prestatorului pentru o perioada mai mare decat cea mentionata mai sus, acesta poate cere rambursarea proportionala a abonamentului platit pentru perioada in care serviciul nu a fost disponibil.

6.6. In conditiile in care serviciul dorit nu mai este disponibil, din motive imputabile Prestatorului, Clientul isi poate exporta documentele, iar nomenclatoarele de produse si clienti in format tabelar. In conditiile in care serviciul dorit nu mai este disponibil, din motive imputabile Clientului (neplata, incalcarea acestui contract etc.), Prestatorul se va stradui, fara a garanta insa, sa ofere Clientului acces pentru a isi exporta documentele, nomenclatoarele de produse si clienti in format tabelar. Prestatorul nu isi poate asuma vreo obligatie legata de modul cum aceste date pot fi incarcate in alte sisteme informatice.

6.7. In privinta serviciului API, disponbil in pachetul Platinum, Gestiune Plus si eCommerce, accesul este limitat la 700 documente/luna pentru pachetul Platinum, la 1000 documente/luna pentru pachetul Gestiune Plus si la 3000 documente/luna pentru pachetul eCommerce. Documentele emise dupa depasirea acestor cote vor fi taxate suplimentar, cu 0.015 €/document + TVA. Din motive de securitate, accesul catre serviciul API este limitat tehnic la 3 apelari pe secunda. In cazul depasirii acestei limite, accesul catre acest serviciu va fi blocat temporar. Pentru intrebari privind documentatia API, va rugam sa ne scrieti pe adresa vreauapi@smartbill.ro.

6.8. In privinta facturarii comenzilor eMag, disponibila prin modulul eCommerce, numarul facturilor eMag vor fi cumulate cu numarul documentelor emise prin API. Documentele emise dupa depasirea limitei de 3000 documente/luna vor fi taxate suplimentar cu 0.015 €/document + TVA

7. Drepturile si obligatiile partilor

7.1. Drepturile si obligatiile Clientului

7.1.1. Clientul este unicul responsabil pentru intreg continutul existent in contul sau sau pentru orice incalcare a legii sau a drepturilor unei terte persoane, inclusiv pentru incheierea, desfasurarea si incetarea contractelor sale de prestare de servicii cu persoanele juridice.

7.1.2. Clientul se obliga sa foloseasca serviciile oferite de Prestator in deplina legalitate si cunoscand dispozitiile legale in vigoare cu privire la activitatea pe care o desfasoara.

7.1.3. Se obliga sa respecte in totalitate prevederile legate de drepturile de autor si protectia datelor cu caracter personal in ceea ce priveste datele introduse in sistem.

7.1.4. Isi asuma intreaga raspundere pentru crearea, personalizarea, administrarea, gestionarea, acuratetea si legalitatea documentelor emise si a fisierelor trimise, prelucrate sau salvate cu ajutorul serviciilor oferite.

7.1.5. Clientul va procesa datele cu caracter personal conform prevederilor legale in vigoare si are obligatia de a respecta legislatia in acest domeniu, iar Prestatorul nu poate fi facut responsabil pentru niciun fel prejudicii sau incalcari ale drepturilor tertelor persoane.

7.1.6. Are dreptul de a adauga in sistemul informatic mai multi utilizatori ai contului cu diverse drepturi de acces – in totalitate sau in parte – in contul sau. De asemenea poate delega atributiile sale unuia sau mai multor utilizatori.

7.1.7. Intelege si este de acord cu Termenii si Conditiile.

7.2. Drepturile si obligatiile Prestatorului

7.2.1. Prestatorul asigura:

  • posibilitatea de a crea, personaliza, administra si gestiona documentele emise prin intermediul serviciilor oferite. Exista si posibilitatea testarii gratuite a serviciilor pe perioada a 30 de zile. Dupa expirarea acestei perioade serviciul devine inactiv.
  • asistenta de luni pana vineri intre orele 09:00 – 18:00 pentru probleme legate de aplicatii. Nu oferim asistenta financiar-contabila sau in legatura cu emiterea de documente. Totodata, nu oferim asistenta in legatura cu plugin-urile disponibile pe api.smartbill.ro dar vom redirectiona Clientul spre o enitate terta.
  • backup al datelor
  • conectarea la sistem printr-un protocol sigur de comunicare (https)
  • sincronizarea datelor din contul de utilizator in asa fel incat sa fie disponibile de pe orice tip de dispozitiv, de oriunde, prin accesul la Internet, pentru anumite servicii. Serviciile oferite nu functioneaza sau functioneaza in mod limitat in varianta offline.

7.2.2. www.smartbill.ro actioneaza ca un gazduitor pentru continutul adaugat de Client, in conditiile Legii 365/2002 privind comertul electronic. In acelasi timp, in cazul anumitor servicii, o parte limitata de date sunt stocate si pe calculatoarele Clientului. In schimb, datele nu sunt pastrate in browser sau pe mobil. Prestatorul nu isi asuma responsabilitatea pentru pierderea parolelor de acces la contul de utilizator sau pentru activitati ce pot compromite contul Clientului. In cazul in care Prestatorul primeste o notificare cu privire la existenta unor servicii cu o aparenta nelegala realizata de catre Client, isi rezerva dreptul de a suspenda contul de utilizator sau bloca accesul la acesta.

7.2.3. Fiecare Client va avea un sistem de utilizatori carora li se vor putea configura un anumit set de drepturi. Clientul poarta intreaga responsabilitate in cazul in care utilizatorii aprobati de catre Client incalca dispozitiile documentelor precizate la punctul 2.6 al prezentului contract sau se angajeaza in activitati ilegale sau imorale.

7.2.6. Prestatorul nu monitorizeaza si nu exercita nici un control asupra datelor si documentelor Clientului.

7.2.7. Prestatorul ofera un drept de utilizare (licenta) neexclusiva si nelimitata in timp si spatiu pe perioada abonamentului, pentru folosirea serviciilor oferite.

7.2.8. In cazul in care uptime-ul este sub 99.8% vom oferi despagubiri procentuale din valoarea abonamentului conform articolului 5.5.

7.2.9 Prestatorul are dreptul de a colecta date anonime despre modul de utilizare a serviciilor sale si de a le face publice in mod agregat.

7.2.10 Serviciul de Recunoastere Optica a Caracterelor, denumit in continuare Serviciul OCR poate fi folosit pentru inregistrarea cheltuielilor in contul SmartBill, in mod gratuit si fara limite de volum pana la 1.06.2022. Dupa aceasta data Serviciul OCR inceteaza sa fie gratuit, si se va supune unor costuri si limite de volum - detalii care urmeaza sa fie comunicate pana la 1.06.2022.
Dupa 1.06.2022 clientii care au folosit in mod gratuit Serviciul OCR pot opta pentru una din variantele:

  • continuarea folosirii Serviciul OCR pe noul pachet platit, respectand noile termene si conditii in vigoare
  • oprirea utilizarii Serviciul OCR, fapt care nu interefereaza in niciun fel cu posibilitatea de a inregistra manual cheltuielile. Toate cheltuielile inregistrate prin Serviciul OCR pana in 1.06.2022 raman salvate in SmartBill pe perioada valabilitatii contului. Fisierele de tip imagine atasate acestor cheltuieli vor fi salvate pe perioada valabilitatii contului sau pe o perioada limitata, in functie de volumul si dimensiunea acestora.

8. Inregistrare, parole si responsabilitati

8.1. Inregistrarea unui cont se face in mod gratuit si permite testarea serviciilor pentru 30 de zile. Prestatorul recomanda utilizatorilor inregistrati sa nu dezvaluie nimanui parolele de acces.

8.2. Din pacate, nicio transmisie de date prin intermediul internetului nu poate fi garantata a fi 100% sigura. In consecinta, in ciuda eforturilor noastre de a va proteja informatia si de a folosi protocoale securizate de transmitere a informatiei (https), Prestatorul nu poate asigura sau garanta securitatea informatiilor transmise de Client catre Prestator. Asadar, orice informatie trimisa catre Prestator se va face pe riscul Clientului.

8.3. Orice acces neautorizat la elementele nepublice ale site-ul www.smartbill.ro sau accesul altor persoane in afara celor autorizate la un cont SmartBill reprezinta infractiunea de acces fara drept la un sistem informatic si va fi sanctionata conform legislatiei romane in vigoare.

9. Raspunderea contractuala

9.1. Clientul garanteaza datele introduse si poarta intreaga responsabilitate pentru felul si scopul in care utilizeaza serviciile puse la dispozitie de Prestator precum si pentru felul in care configureaza sistemul de utilizatori ce au acces la contul Clientului si comportamentul acestora.

9.2. Clientul este singurul responsabil cu privire la introducerea informatiilor intr-un mod corect si complet, precum si cu pastrarea acuratetii informatiilor sau a actualizarii lor in contul SmartBill.

9.3. Prestatorul nu poate fi tinut raspunzator in cazul in care Clientul se foloseste de aplicatiile si serviciile puse la dispozitie in scopuri ilegale sau imorale.

9.4. Clientul este de acord ca este singurul responsabil si va despagubi Prestatorul pentru orice paguba, costuri sau limitari de profit care apar ca urmare a oricaror actiuni frauduloase din partea acestuia. Prin prezentul document, Clientul intelege si accepta faptul ca Prestatorul va transmite datele acestuia catre organele de ancheta, in cazul in care legea il obliga sa faca acest lucru.

9.5. Desi in fiecare moment face eforturi in vederea asigurarii calitatii si corectitudinii mesajelor publicate in site, Prestatorul nu poate garanta, expres sau implicit, in privinta continutului, a software-ului ori a produselor si serviciilor publicate sub egida sa. Prestatorul nu isi asuma raspunderea, in nici o situatie, pentru nici o dauna sau eroare pricinuita direct sau indirect, pentru nici o lipsa de profit directa sau indirecta (incluzand, dar fara a se limita la aceasta enumerare: daune pentru pierderea profitului, intreruperea unor afaceri, sau alte daune pecuniare), suferite ca urmare a utilizarii sau a intreruperii utilizarii ori a lipsei regularitatii informatiilor si serviciilor furnizate de site.

9.6 Clientul este singurul responsabil cu privire la verificarea, introducerea informatiilor intr-un mod corect si complet, precum si cu adaugarea, pastrarea acuratetii informatiilor sau a actualizarii lor in contul SmartBill.

10. Incetarea contractului

10.1. Prezentul contract inceteaza in urmatoarele cazuri:

  1. partile convin de comun acord incetarea contractului;
  2. neindeplinirea sau indeplinirea defectuoasa repetata a obligatiilor contractuale de catre una din parti;
  3. decizia unilaterala a uneia dintre parti, transmisa in scris celeilalte parti; receptia notificarii de incetare trebuie sa aiba loc cu minimum 30 zile calendaristice inainte de data stabilita pentru incetarea colaborarii;
  4. in caz de dizolvare, lichidare, faliment, retragerea autorizatiei de functionare a unuia din contractanti, caz in care partile vor fi tinute a indestula datoriile uneia catre alta, datorii rezultate pana la momentul interventiei cauzei de disparitie.

11. Exonerarea de raspundere

11.1. Prestatorul nu va raspunde pentru niciun prejudiciu material sau moral, orice paguba sau costuri ce pot interveni din intarzierea platilor ce sunt in sarcina Clientului, precum si incalcarea de catre acesta a oricaror obligatii legale daca nu sunt din vina Prestatorului.

12. Confidentialitate

12.1. Nici una din Partile contractante nu are dreptul, fara acordul scris prealabil al celeilalte Parti:

  1. de a face cunoscuta orice informatie confidentiala unei terte parti, in afara acelor persoane implicate in derularea si executarea contractului;
  2. de a utiliza orice informatie confidentiala sau la care are acces in perioada de derulare a contractului, in alt scop decat acela de a-si executa obligatiile asumate. Toate informatiile confidentiale trebuie marcate ca atare de partea care le invoca a fi confidentiale.

12.2. Restrictia prevazuta anterior nu va fi aplicabila daca:

  1. informatia era cunoscuta partii contractante inainte ca ea sa fi fost primita in executarea prezentului contract;
  2. informatia era accesibila publicului;
  3. partea in cauza a fost obligata in conformitate cu dispozitiile legale sa dezvaluie informatiile in cauza.

13. Forta majora

13.1. Forta majora exonereaza de raspundere partile, in cazul neexecutarii partiale sau totale a obligatiilor asumate prin prezentul contract. Prin forta majora se intelege un eveniment independent de vointa partilor, imprevizibil si insurmontabil, aparut dupa incheierea contractului si care impiedica partile sa execute total sau partial obligatiile asumate.

13.2. Partea care invoca forta majora are obligatia sa o aduca la cunostinta celeilalte parti, in scris, in maximum 5 zile de la aparitie.

13.3. Partea care invoca forta majora are obligatia sa aduca la cunostinta celeilalte parti incetarea cauzei acesteia in maximum 15 zile de la incetare.

13.4. Daca aceste imprejurari si consecintele lor dureaza mai mult de 2 luni, fiecare partener poate renunta la executarea contractului pe mai departe. In acest caz, nici una din parti nu are dreptul de a cere despagubiri de la cealalta parte, dar ele au indatorirea de a-si onora toate obligatiile pana la aceasta data.

14. Legea guvernanta

14.1. Drepturile si obligatiile partilor impuse de prezentul contract, precum si toate efectele juridice pe care acesta le produce vor fi interpretate si guvernate de legea romana in vigoare.

14.2. Orice litigiu care are ca obiect acest acord va fi solutionat pe cale amiabila, iar in cazul in care solutionarea amiabila nu este posibila va fi adus spre solutionare in fata unui arbitru. In conditiile in care partile nu cad de acord asupra numirii unui arbitru in termen de 15 zile de la notificarea litigiului, competenta va reveni instantelor romanesti de la sediul Prestatorului.

15. Dispozitii finale

15.1. Partile declara ca au negociat toate clauzele prezentului contract si acestea sunt acceptate in mod expres prin semnarea contractului, orice intelegere anterioara neproducand efecte juridice intre acestea.

15.2. Prestatorul isi rezerva dreptul de a actualiza si modifica periodic acesti termeni. In astfel de cazuri, vom informa Clientul in avans, prin postarea acestei politici pe website cu 15 de zile inainte de intrarea sa in vigoare, motiv pentru care rugam Clientul sa verifice periodic continutul acestui document.

15.3. Orice notificare catre Prestator trebuie trimisa electronic la adresele de email cloud@smartbill.ro si mircea.capatina@smartbill.ro. In cazul notificarilor trimise de terti, acestia trebuie sa inteleaga ca Prestatorul are exclusiv un rol de furnizare de servicii tehnice de suport pentru Clienti si este un tert fata de orice contract intre terti si Clienti.

Prezentul contract este disponibil la adresa https://www.smartbill.ro/termeni-si-conditii

Anexa 1 – prelucrarea datelor personale de catre SmartBill.ro conform GDPR

Contract prelucrare date personale Operator (Client)– Imputernicit (SmartBill.ro) Varianta 1.0 valabila din 25 mai 2018

Prezenta anexa prevede regulile specifice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal trimise de catre Beneficiar, in calitate de Operator, de catre S.C. Intelligent IT S.R.L, in calitate de imputernicit in conformitate cu Regulamentului (UE) 2016/679 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date (denumit in continuare ”GDPR”), ca si orice legislatie nationala subsecventa cu privire la domeniul protectiei datelor cu caracter personal.

Art 1. Termeni

In cuprinsul acestei anexe termenii folositi vor fi interpretati in conformitate cu GDPR, iar acolo unde este cazul, termenii folositi vor avea definitiile stipulate de art. 4 din GDPR.

Art 2. Obiectul prelucrarii

Obiectul prelucrarii datelor personale il reprezinta prelucrarea de catre Imputernicit a datelor personale trimise de catre Operator in scopul furnizarii serviciilor stipulate in contractul principal de servicii SmartBill.ro.

Art 3. Date colectate

Datele personale puse la dispozitie de catre Operator prelucrate in temeiul acestui contract sunt:

3.1 Pentru serviciul SmartBill.ro – datele personale sunt cele care apar pe documente, cum ar fi: Nume, prenume emitent document si date de identificare ale acestuia, email, telefon iar in cazul in care se emite documentul catre un client persoana fizica: nume, prenume, adresa completa, si in functie de dorinta Operatorului – cont bancar, CNP. De asemenea Operatorul poate adauga si alte date personale suplimentare in mod direct in facturile emise, pe care Imputernicitul nu are cum sa le prevada.

3.2 Pentru serviciul SmartBill.ro – configurare transmitere email-uri catre clienti, datele sunt – email utilizator si parola prin care se transmit email-urile, ca si adresele de email catre care se trimit facturile.

3.3 Pentru serviciul SmartBill.ro Conta, datele personale sunt informatiile personale ale angajatilor1 prelucrate de catre Operator pentru obligatiile legale legate de salarizare, cum ar fi, in functie de utilizarea serviciilor SmartBill.ro de catre Operator:

Date personale directe Nume, Prenume, CNP, Informatii privind actul de identitate (tip, serie, numar, data eliberarii, emitentul actului)
Date legate de adresa Tara, judet, localitate, strada, numarul, cetatenie, casa de sanatate
Date legate de contractul de munca al angajatului Numar, data contract, perioada, norma, functie, salariu, Alte detalii (zile concediu/an, zile preaviz, zile perioada de proba)
Date legate de taxe si impozite ale angajatului Ce contributii sociale/impozit plateste, este sau nu pensionar
Date privind persoanele in intretinere ale angajatului - sot/sotie, parinti, copii, alte rude (dupa caz) Nume, prenume, CNP
Date de contact angajat Telefon, email
Date bancare ale angajatului IBAN, Banca
Date medicale (care reies din certificatele de concediu medical) Tip concediu medical, cod diagnostic, cod urgenta medico-chirurgicala, cod boala infectioasa, perioada concediului
Date medic care emite certificatul de concediu medical nume, prenume, numar aviz, loc de prescriere
Date salariale ale angajatului Veniturile salariale obtinute, contributiile sociale datorate

De asemenea Operatorul poate adauga si alte date personale suplimentare in mod direct in aplicatia de salarizare, pe care Imputernicitul nu are cum sa le prevada.

3.4 Pentru serviciul TypingDNA: date despre comportamentul de tastare la momentul autentificarii: intervalele de timp petrecute de utilizator pe fiecare tasta si intre fiecare doua taste, precum si miscarile dispozitivului in timpul apasarii fiecarei taste.

Art.4 Categorii de persoane vizate

Categoriile de persoane vizate sunt:

Art. 5. Instructiuni specifice

In temeiul acestui contract Operatorul da urmatoarele instructiuni specifice Imputernicitului:

5.1. Sa colecteze si sa prelucreze date cu caracter personal primite de la Operator in mod direct in scopul prevazut la art.7. Aceste date sunt cele specificate in articolul 3.

5.2. Sa trimita mesaje prin email in numele Operatorului, pentru serviciul de transmitere documente prin email (daca acest serviciu este folosit de catre Operator);

5.3. Sa colecteze si sa prelucreze informatii daca documentele sale trimise si gazduite pe platforma SmartBill au fost deschise si/sau vizualizate de catre Clientii Operatorului.

5.4. Sa colecteze si sa prelucreze date cu caracter personal primite de la Operator in mod direct in scopul prevazut la art.7 sau preluate cu acordul Clientului din alte baze de date (ex. Revisal) Aceste date sunt cele specificate in articolul 3.

Art. 6. Durata prelucrarii

Durata prelucrarii datelor cu caracter personal este identica cu durata functionarii contractului principal de furnizare servicii.

Art. 7 Natura si scopul prelucrarii

Natura si scopul prelucrarii sunt cele stabilite de catre Operator in temeiul contractului principal si anume furnizarea serviciilor SmartBill, in functie de pachetul de servicii achizitionat.

Pentru clientii care utilizeaza autentificarea prin recunoasterea profilului de tastare, prelucrarea datelor are ca scop protejarea impotriva substituirii de persoana si a potentialelor riscuri ce pot decurge din acest fapt.

Art. 8 Sub-imputerniciti

In cazul in care prelucrarea datelor Operatorului sau anumite parti are prelucrarii se efectueaza de catre Imputernicit prin intermediul altor persoane, numite sub-imputerniciti, acesta trebuie sa respecte urmatoarele principii:

8.1. In temeiul acestui articol Operatorul intelege sa autorizeze Imputernicitul sa prelucreze datele sale prin urmatorii sub-imputerniciti pentru urmatoarele activitati:
– Amazon Web Services, Inc - locatie Irlanda si Germania - pentru gazduire Firma Amazon Web Services, Inc este certificata in programul UE- SUA Privacy Shield.
– S.C. TypingDNA S.R.L. - utilizeaza Amazon Web Services pentru gazduire - pentru securizarea autentificarii in produsele SmartBill

8.2. Pentru sub-imputerniciti viitori, Imputernicitul primeste o autorizare generala de a subcontracta cu orice alt prestator din U.E., EEA sau tara cu nivel adecvat de protectie recunoscut prin decizie a Comisiei Europene, care este necesar pentru anumite parti ale procesarii datelor conform prezentului contract care ofera un nivel de securitate adecvat, cel putin la nivelul prezentului contract. Aceasta autorizare include obligatia de informare a Operatorului, printr-un mesaj prin contul de pe site-ul Imputernicitului sau prin email. Operatorul are posibilitatea de a formula obiectii in termen de 2 zile lucratoare.

8.3 De asemenea SmartBill poate trimite datele prelucrate de Operator catre alti imputerniciti ai Operatorului (cum ar fi de exemplu procesatorii de plati) doar daca exista un contract intre Operator si acesti alti imputerniciti, ca si cererea Operatorului catre SmartBill de a trimite datele catre acest imputernicit.

Art. 9. Drepturile si obligatiile Operatorului

Art. 10. Drepturile si obligatiile Imputernicitului:

Art.11 Securitatea prelucrarii

11.1 Imputernicitul trebuie sa indeplineasca masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru a asigura masurile adecvate de securitate raportate la risc, conforme cu bunele practici in industrie. In stabilirea nivelului adecvat de securitate, Imputernicitul trebuie sa ia in considerare stadiul actual al dezvoltarii, costurile implementarii si natura, domeniul de aplicare, contextul si scopurile prelucrarii, precum si riscul cu diferite grade de probabilitate si gravitate pentru drepturile si libertatile persoanelor fizice, ca si riscurile care apar ca urmare a prelucrarii, in special cu privire la cele care pot duce care duce, in mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea, sau divulgarea neautorizata a datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate intr-un alt mod, sau la accesul neautorizat la acestea.

11.2 In acest context Imputernicitul a stabilit aplicarea interna a urmatoarele masuri organizatorice si tehnice de securitate pentru securitatea datelor personale, luand in considerare tipul de activitate prestata:
  • audit periodic de securitate realizat de experti in securitate cibernetica
  • acces limitat la baza de date pentru un numar foarte restrans de angajati ai Imputernicitului
  • monitorizarea permanenta a accesului la baza de date
  • criptarea conexiunii folosite de Operator pentru accesarea serviciului folosind SSL
  • parolele clientilor stocate criptat
  • copii de siguranta regulate

11.3 In mod voluntar, Imputernicitul poate trimite rezumatele concluziilor auditorilor de securitate (dupa stergerea informatiilor comerciale sau confidentiale) realizate periodic catre Operatori pentru a demonstra activitatile sale continue pe acest subiect.

Art.12 Limitarea raspunderii

Operatorul este de acord sa exonereze Imputernicitul de orice raspundere pentru pagubele ce ar putea decurge din:
  • nerespectarea contractului din cauza unor evenimente ce exced oricarei raspunderi a Imputernicitului;
  • respectarea instructiunilor Operatorului sau nerespectarea instructiunilor Operatorului justificata in prealabil printr-o notificare referitoare la nelegalitatea ei;
  • lipsa sau vicierea acordului persoanelor vizate sau a utilizarii unui temei legal gresit de catre Operator;
  • nerespectarea contractului din cauza unor actiuni ale Operatorului.

Art.13 Delimitarea raspunderii

Operatorul si Imputernicitul isi delimiteaza responsabilitatile cu privire la asigurarea protectiei datelor cu caracter personal (de exemplu asigurarea confidentialitatii sau a securitatii prelucrarii), in functie de accesul si controlul efectiv exercitat asupra datelor, atat din punct de vedere contractual, cat si tehnic

Art.14 Intrare in vigoare si modificari.

Aceasta anexa intra in vigoare pe 25 mai 2018 si este valabila pana la modificarea ei de catre SmartBill.ro si informarea clientilor in acest sens. Utilizarea contului dupa informarea clientilor inseamna acordul acestor cu privire la acest document.

Regulament Campanie “Autorizare in SPV”



Art. 1 Organizator

1.1. Organizatorul Campaniei promotionale pentru consumatori “Autorizare in SPV” (denumita in continuare “Campania”) este Intelligent IT SRL, denumit in continuare “Organizatorul”, cu sediul in str. Aciliu, nr 22, Sibiu.

1.2. Campania se va derula conform prevederilor prezentului regulament oficial (denumit in continuare “Regulamentul”), fiind obligatoriu pentru toti Participantii. Organizatorul isi rezerva dreptul de a modifica Regulamentul pe parcursul desfasurarii Campaniei.


Art. 2 Aria de desfasurare a Campaniei

2.1. Campania este organizata si se desfasoara pe intreg teritoriul Romaniei, in conformitate cu prevederile prezentului Regulament, pe site-ul https://cloud.smartbill.ro.


Art 3. Perioada de desfasurare a Campaniei

3.1. Campania va incepe in data de 10 noiembrie 2023 si se va incheia in data de 27 noiembrie 2023 ora 23.59, ora Romaniei.

3.2. Inregistrarea in Campanie in conformitate cu Sectiunea 4 de mai jos se poate face exclusiv in perioada 10 noiembrie 2023 - 27 noiembrie 2023 ora 23.59, ora Romaniei.
Orice inregistrare in afara perioadei mentionate nu va fi luata in considerare.


Art. 4 Dreptul de participare

4.1. La Campanie pot participa toate persoanele juridice denumite in continuare „Participanti”, care au cont platit si activ in perioada Campaniei, pe siteul https://cloud.smartbill.ro si care isi autorizeaza (indiferent daca direct sau prin contabil) in acest interval contul SmartBill la Spațiul Privat Virtual - ANAF in vederea trimiterii facturilor prin sistemul e-Factura.

4.2. Organizatorul isi rezerva dreptul de a elimina din Campanie inscrierile oricarui participant care s-a dovedit ca a fraudat sau a incercat fraudarea Campaniei.

4.3. Nu sunt eligibili a participa la Campanie angajatii Intelligent IT SRL si nici membrii familiilor tuturor acestora (copii, parinti, frati/surori, sot/sotie).

4.4 Participarea la aceasta Campanie implica cunoasterea si acceptarea integrala, expresa si neechivoca a prezentului Regulament.

4.5 Participarea la aceasta Campanie implica punerea la dispozitia Organizatorului a anumitor date cu caracter personal, necesare exclusiv comunicarii rezultatului concursului si pentru punerea in posesie a premiilor castigate. Pentru o informare cat mai completa a drepturilor privind datele cu caracter personal Organizatorul a pus la dispozitie pe site-ul oficial https://www.smartbill.ro/politica-de-confidentialitate . Aceste norme ale Oganizatorului completeaza prezentul Regulament cu privire la drepturile Participantilor.


Art. 5 Premiile

5.1. In cadrul acestei Campanii, Organizatorul ofera urmatoarele premii: 10 abonamente SmartBill, gratuite, pentru un an de zile. Aceste abonamente vor fi oferite ca prelungirea a abonamentelor active si platite in SmartBill ale castigatorilor, la data promotiei, cu inca 12 luni. Abonamentele vor fi abonamente de baza, adica nu includ extra module/utilizatori/alte optiuni adiacente incluse.

5.2. Valoarea de piata totala a fiecarui din premiile oferite în cadrul Campaniei variaza in functie de tipul de abonament care se prelungeste, si se va regasi in intervalul 53,88 eur + TVA (echivalentul prelungirii pachetului Silver) si 215,88 eur + TVA (echivalentul prelungirii pachetului Gestiune Plus)

5.3. Premiile se vor oferi prin tragere la sorti.

5.4. Nu se acorda contravaloarea in bani a premiilor.


Art. 6 Mecanismul de desfasurare a Campaniei

6.1. Pentru a participa la Campanie, Participantii trebuie sa indeplineasca cumulativ urmatoarele Conditii:

6.2. Premiile se acorda prin tragere la sorti a conturilor care indeplinesc conditiile de eligibilitate ale Campaniei, prin intermediul unei platforme dedicate, pe 28 noiembrie 2023

6.3. Nu se vor lua in considerare inscrierile efectuate in afara perioadei Campaniei si care nu respecta prezentul regulament.

6.4. Castigatorii vor fi anuntati individual, prin email si prin departamentul de customer support al SmartBill, precum si pe platforma de Facebook a SmartBill Romania pe data de 28 decembrie

6.5.Premiile se vor acorda sub forma de prelugire a abonamentelor in cel mult 15 zile lucratoare calculate de la data extragerii castigatorilor.

6.6. Organizatorul nu are nicio obligatie fata de Participantii care se inscriu cu date incorecte sau incomplete.


6.7. In cazul in care Participantii refuza primirea premiului, acesta va fi anulat de catre Organizator. Premiile se acorda in cuantum de un premiu per participant.

6.8. Dupa ce premiul este acordat Participantului, Organizatorul este eliberat fata de Castigator de orice obligatie nascuta in temeiul prezentului Regulament.


Art. 7 Erori, comunicari publicitare necorespunzatoare

7.1. Organizatorul nu va fi responsabil de prezentarea documentelor necorespunzatoare, deteriorate sau falsificate si nici nu va fi obligat sa acorde premiile pe baza unor astfel de documente care nu intrunesc toate conditiile prevazute in acest Regulament.


Art. 8 Confidentialitatea datelor

8.1. Organizatorul, in vederea desfasurarii Campaniei, prelucreaza datele personale ale participantilor la aceasta promotie in conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European “ GDPR” (Regulamentul General Privind Protecția Datelor). Castigatorii premiilor Campaniei isi exprima acordul expres si neechivoc, ca datele lor cu caracter personal sa intre in baza de date a Organizatorului in vederea validarii, atribuirii premiilor si indeplinirii obligatiilor fiscale ale organizatorilor de promotii.

8.2. Organizatorul garanteaza confidentialitatea datelor cu caracter personal ale tuturor Participantilor. La cererea expresa a persoanelor vizate, Organizatorul va asigura acestora toate drepturile conferite de Regulamentul (UE) 2016/679, cu ar fi: dreptul de acces, dreptul de informare, dreptul de interventie asupra datelor si dreptul de opozitie, in conformitate cu dispozitiile legii. . Pentru exercitarea acestor drepturi, Participantii vor trimite Organizatorului pe adresa de email cloud@smartbill.ro

8.3. Datele cu caracter personal colectate in cadrul acestei Campanii (incluzand datele personale ale utilizatorilor conturilor SmartBill ale companiilor castigatoare precum Nume si prenume, numar telefon, adresa, adresa email) nu vor fi dezvaluite catre terti cu exceptia cazurilor in care Organizatorul trebuie sa respecte obligatiile impuse de legislatia in vigoare.

8.4. Organizatorul garanteaza confidentialitatea datelor personale ale tuturor Participantilor. Participantul la Campanie, in calitate de persoana vizata, are, conform Regulamentului (UE) 2016/679 Capitolul III Drepturile persoanei vizate, urmatoarele drepturi: dreptul la informare (art. 13), dreptul de acces la date (art.15), dreptul de rectificare (art. 16), dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) (art. 17), dreptul la restricționarea prelucrării (art.18), dreptul la portabilitatea datelor (art.20), Dreptul la opoziție și procesul decizional individual automatizat (art. 21)

8.5. Organizatorul isi rezerva dreptul de a utiliza numele companiilor castigatoare in cadrul Campaniei in scop de marketing si promovare pe canalele de social media Facebook


Art. 9 Limitarea raspunderii

9.1. Organizatorul Campaniei nu isi asuma raspunderea pentru inscrierile in concurs in afara perioadei specificate la Sectiunea 3, pentru inscrierile cu date incorecte sau incomplete.

9.2. Organizatorul isi rezerva dreptul de a verifica si monitoriza modul in care se desfasoara inscrierile in Campanie. In cazul in care se observa anumite tentative de frauda inscrierile respective vor fi anulate.


Art. 10 Taxe

10.1. Organizatorul se obliga sa calculeze si sa vireze impozitul datorat pentru premiile obtinute de catre castigatori in conformitate cu Legea 571/2003 privind Codul Fiscal, Titlul III Impozitul pe venit. Orice alte obligatii de natura fiscala sau de orice alta natura, in legatura cu acestea, sunt in sarcina exclusiva a castigatorului. De la data semnarii de primire a premiilor toate cheltuielile legale aferente acestor premii revin castigatorului.


Art. 11 Litigii

11.1. In cazul unor litigii aparute intre Organizator si Participantii la Campanie, acestea vor fi solutionate pe cale amiabila.


Art. 12 Regulamentul oficial al Campaniei

12.1. Prin participarea la aceasta Campanie, Participantii sunt de acord sa respecte si sa se conformeze tuturor prevederilor, termenilor si conditiilor prezentului Regulament.

Oferta SmartBill si Visa pentru PFA, II si IF



Conturile de SmartBill create in perioada 1.11.2023 - 30.04.2024 pentru afaceri avand ca forma de organizare PFA (Persoana fizica autorizata), II (Intreprindere individuala) sau IF (Intreprindere familiala) primesc 50% discount la orice abonament SmartBill Facturare achitat pe o perioada de 12 luni, cu conditia ca respectiva plata sa fie efectuata cu un card Visa. Reducerea se aplica pentru primul an de abonament SmartBill Facturare Silver, Gold sau Premium si nu se cumuleaza cu alte reduceri.