1.1. S.C. Intelligent IT S.R.L., cu sediul social in Sibiu str. Aciliu, nr. 22, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului sub nr. J32/1274/2006 CUI RO18990059, atribut fiscal RO, avand contul nr. RO15BACX0000000239459000, deschis la Banca Unicredit Tiriac Sibiu, agentia Continental, operatorul platformei www.smartbill.ro in calitate de Prestator.
si
Clientul, utilizatorul platformei SmartBill si al tuturor serviciilor oferite prin intermediul acesteia au agreat urmatoarele:
Acesta reprezinta contractul propus de Prestator si trebuie acceptat inainte de comandarea oricarui serviciu oferit de Prestator. Orice comanda confirmata de Client, prin bifarea casutei "Sunt de acord cu termenii si conditiile" reprezinta o acceptare din partea Clientului a ofertei Prestatorului, in conformitate cu legislatia aplicabila.
SmartBill.ro: site-ul de internet, precum si ansamblul serviciilor accesibile pe acest site web sau pe subdomeniile acestuia.
Serviciu: serviciile puse la dispozitie de Prestator prin intermediul site-ului www.smartbill.ro, sub forma unui abonament.
Client: persoana juridica care face o comanda pe site-ul www.smartbill.ro si/sau se inregistreaza cu un cont.
Comanda: comanda de achizitionare a unuia sau mai multor servicii afisate pe site-ul www.smartbill.ro, realizata de un client care isi doreste sa beneficieze de acel/acele servicii.
Vizitator: persoana fizica ce viziteaza website-ul www.smartbill.ro, fara a fi achizitionat servicii si fara sa fi facut o Comanda.
2.1. Prezentul Contract de prestari servicii este aplicabil tuturor comenzilor sau conturilor realizate prin intermediul www.smartbill.ro. Clientul se obliga sa ia la cunostinta de aceste conditii inainte de a realiza o comanda sau de a-si deschide un cont. Toate comenzile si deschiderea contului implica acceptarea de catre Client a tuturor acestor conditii de prestari servicii. Acceptarea prezentului contract de catre client se face prin bifarea casutei "Sunt de acord cu termenii si conditiile".
2.2. Prestatorul isi rezerva dreptul de a modifica prezentele conditii de prestari servicii in orice moment. Versiunea aplicabila unei comenzi realizate este aceea in vigoare pe www.smartbill.ro la momentul la care s-a plasat comanda de catre client.
2.3. Serviciile SmartBill.ro pot fi accesate de pe o serie de interfete precum: aplicatii desktop ce se instaleaza pe sisteme de operare Windows, aplicatii iOS si Android si web browser.
2.4. Lista preturilor serviciilor oferite se poate gasi la adresa https://www.smartbill.ro/preturi sau, dupa caz, de la un reprezentant al Prestatorului, inclusiv prin email sau telefonic. Pretul se va stabili de catre Prestator in functie de necesitatile Clientului si de perioada pe care se achita serviciul. Plata serviciilor de catre Client reprezinta acceptarea de catre acesta a pretului oferit de Prestator.
2.5. Prin incheierea contractului, Clientul intelege si confirma faptul ca alti utilizatori (firme) cu care Clientul a tranzactionat in platforma SmartBill vor fi constienti de faptul ca firma Clientului utilizeaza serviciul SmartBill.
2.6. Prezentul contract de prestari servicii este insotit si trebuie interpretat impreuna cu Politica de confidentialitate gasita la adresa
3.1. Prezentul contract se incheie pe o perioada nedeterminata incepand de la data plasarii comenzii sau data crearii contului, iar obligatiile partilor intra in vigoare de la aceasta data.
3.2. Imediat ce se efectueaza plata tipului de abonament ales, Clientul va avea acces la serviciile incluse in pachetul abonamentului din momentul confirmarii platii de catre Prestator. Anularea comenzii se poate efectua pana in momentul efectuarii platii. Orice erori survenite la comanda facuta de Client pot fi corectate pana in momentul confirmarii platii de catre Prestator printr-un email trimis la cloud@smartbill.ro sau nr. de telefon 031 710 4215 de luni pana vineri intre orele 09:00 si 18:00.
3.3. In cazul in care Clientul nu notifica renuntarea la abonamentul ales cu minim 30 de zile calendaristice inainte de expirare termenului de valabilitate a abonamentului, in fiecare luna abonamentul se va prelungi automat fara nicio formalitate.
3.4. In cazul in care Clientul doreste modificarea tipului de abonament ales pe parcursul perioadei in care este activ un abonament anterior ales, acest lucru este posibil – schimbarea intrand in vigoare in termen de 2 zile lucratoare de la efectuarea platii diferentei, in cazul upgrade-ului unui pachet, iar in cazul downgrade-ului unui pachet, intra in vigoare dupa ce expira perioada pentru care clientul a platit deja si efectueaza o noua plata, pentru un pachet mai mic.
3.5. Prestatorul ofera posibilitatea de a testa gratuit serviciile SmartBill pe o perioada de 30 de zile. Dupa expirarea acestei perioade, Clientul poate sa opteze pentru un abonament. In cazul in care nu mai doreste continuarea serviciilor, accesul va fi intrerupt definitiv.
3.6. Activitatea contului Clientului va fi stearsa automat dupa 2 ani de la expirarea abonamentului. In cazul in care Clientul nu a continuat cu un abonament platit, stergerea se va face la 6 luni de la expirarea perioadei de proba. Datele sterse nu vor putea fi restaurate.
3.7. In cazul in care Clientul initiaza stergerea propriului cont, dupa 5 zile de la declansarea procesului de stergere tot continutul contului va fi sters. Datele sterse nu vor putea fi restaurate.
3.8. In cazul in care Clientul initiaza resetarea continutului contului, dupa 5 zile de la declansarea procesului de resetare, tot continutul contului va fi sters. Datele sterse nu vor putea fi restaurate.
4.1. Pentru serviciile prestate, Clientul va achita Prestatorului contravaloarea abonamentului, prevazuta in momentul finalizarii comenzii.
4.2. Prestatorul va trimite notificari de plata regulate in conformitate cu tipul de abonament ales.
5.1. Oferta Prestatorului cu privire la servicii si pretul acestora este valabila atata vreme cat este afisata pe www.smartbill.ro. Prestatorul isi va indeplini obligatiile contractuale imediat ce clientul va efectua plata aferenta serviciului selectat.
5.2. Orice modificari ale tarifelor sau cu privire la disponibilitatea serviciilor vor fi comunicate prin email la adresa de contact a clientului din contul de utilizator sau prin intermediul smartbill.ro cu maxim 15 de zile calendaristice inaintea oricarei modificari. Serviciile de mentenanta ale smartbill.ro sunt anuntate prin intermediul smartbill.ro sau prin email.
5.3. Clientul este responsabil cu actualizarea datelor din contul de utilizator imediat ce intervin schimbari. Prestatorul nu isi asuma responsabilitatea in cazul in care intervin prejudicii sau pagube de orice natura din cauza imposibilitatii de a accesa adresa de e-mail declarata in contul de utilizator.
5.4. Accesul la serviciile SmartBill este posibil pana la renuntarea la serviciu si/sau stergerea contului de Client, indiferent de progresul tehnologic sau modificari, cu exceptia cazului in care Clientul nu isi mai plateste abonamentul. Acest acces cuprinde si actualizari legislative pentru serviciile disponibile, cat si asistenta pe intreaga perioada de desfasurare a prezentului contract.
5.5. Prestatorul depune toate eforturile pentru a oferi permanent accesul la serviciile oferite, dar nu poate garanta disponibilitatea serviciului decat in masura de 99.8%. Perioada de disponibilitate nu include perioadele de mentenanta anuntate in prealabil prin email sau in cadrul serviciului, insa include acele perioade de mentenanta neanuntate. Ca atare, avand in vedere dependenta serviciilor oferite de accesul la Internet, posibilele limitari tehnice si de sistem ce pot aparea, Prestatorul isi asuma o obligatie de diligenta in ceea ce priveste disponibilitatea serviciilor conform procentului de mai sus. Daca Clientul nu a putut accesa serviciul din motive imputabile Prestatorului pentru o perioada mai mare decat cea mentionata mai sus, acesta poate cere rambursarea proportionala a abonamentului platit pentru perioada in care serviciul nu a fost disponibil.
5.6. In conditiile in care serviciul dorit nu mai este disponibil, din motive imputabile Prestatorului, Clientul isi poate exporta documentele, inclusiv nomenclatoarele de produse si clienti in format tabelar. In conditiile in care serviciul dorit nu mai este disponibil, din motive imputabile Clientului (neplata, incalcarea acestui contract etc.), Prestatorul se va stradui, fara a garanta insa, sa ofere Clientului acces pentru a isi exporta documentele, nomenclatoarele de produse si clienti in format tabelar. Prestatorul nu isi poate asuma vreo obligatie legata de modul cum aceste date pot fi incarcate in alte sisteme informatice.
5.7. In privinta serviciului API, acesta este disponibil doar pentru anumite pachete de servicii SmartBill, conform detaliilor din site-ul SmartBill, cu detaliile tehnice prevăzute în documentația publica a API SmartBill. Pentru orice intrebari privind serviciul sau documentatia API, va rugam sa ne scrieti pe adresa vreauapi@smartbill.ro.
6.1.1. Clientul este unicul responsabil pentru intreg continutul existent in contul sau sau pentru orice incalcare a legii sau a drepturilor unei terte persoane, inclusiv pentru incheierea, desfasurarea si incetarea contractelor sale de prestare de servicii cu persoanele juridice.
6.1.2. Clientul se obliga sa foloseasca serviciile oferite de Prestator in deplina legalitate si cunoscand dispozitiile legale in vigoare cu privire la activitatea pe care o desfasoara.
6.1.3. Se obliga sa respecte in totalitate prevederile legate de drepturile de autor si protectia datelor cu caracter personal in ceea ce priveste datele introduse in sistem.
6.1.4. Isi asuma intreaga raspundere pentru crearea, personalizarea, administrarea, gestionarea, acuratetea si legalitatea documentelor emise si a fisierelor trimise, prelucrate sau salvate cu ajutorul serviciilor oferite.
6.1.5. Clientul va prelucra datele cu caracter personal conform prevederilor legale in vigoare si are obligatia de a respecta legislatia in acest domeniu, iar Prestatorul nu poate fi facut responsabil pentru niciun fel de prejudicii sau incalcari ale drepturilor tertelor persoane, care nu îi pot fi imputate direct conform detaliilor din Anexa 1.
6.1.6. Are dreptul de a adauga in sistemul informatic mai multi utilizatori ai contului cu diverse drepturi de acces – in totalitate sau in parte – in contul sau. De asemenea, poate delega atributiile sale unuia sau mai multor utilizatori.
6.1.7. Intelege si este de acord cu Termenii si Conditiile.
6.2.1. Prestatorul asigura:
6.2.2. www.smartbill.ro actioneaza ca un gazduitor pentru continutul adaugat de Client, in conditiile legislatiei aplicabile. In acelasi timp, in cazul anumitor servicii, o parte limitata de date pot fi stocate si pe dispozitivele Clientului. In schimb, datele nu sunt pastrate in browser sau pe mobil.
6.2.3. Prestatorul nu modereaza, nu monitorizeaza si nu exercita niciun control asupra datelor, informatiilor si documentelor Clientului. In cazul in care Prestatorul primește o notificare intemeiata din partea unor autoritati competente sau a unui tert in conformitate cu legislatia aplicabila cu privire la existenta unui continut ilegal sau a unor activitati cu o aparenta nelegala realizata de catre Client, isi rezerva dreptul de a suspenda contul de utilizator sau bloca accesul la acesta pana la rezolvarea notificarii.
6.2.4. Fiecare Client va avea un sistem de utilizatori carora li se vor putea configura un anumit set de drepturi. Clientul poarta intreaga responsabilitate in cazul in care utilizatorii aprobati de catre Client incalca dispozitiile documentelor precizate la punctul 2.6 al prezentului contract sau se angajeaza in activitati ilegale sau imorale.
6.2.5. Prestatorul nu isi asuma responsabilitatea pentru pierderea parolelor de acces la contul de utilizator sau pentru activitati ce pot compromite contul Clientului, in conditiile in care acesta nu le-a protejat corespunzator sau nu a folosit toate masurile de securitate puse la dispozitie de SmartBill.
6.2.6. Prestatorul ofera odata cu utilizarea legala a smartbill.ro un drept de utilizare (licenta) neexclusiva si nelimitata in timp si spatiu pe perioada abonamentului, exclusiv pentru folosirea serviciilor oferite, pentru programele de calculator si alte opere protejate de drepturile de autor, drepturi conexe sau dreptul sui-generis.
6.2.7. In cazul in care uptime-ul este sub 99.8%, vom oferi despagubiri procentuale din valoarea abonamentului conform articolului 5.5.
6.2.8. Prestatorul are dreptul de a colecta date anonime despre modul de utilizare a serviciilor sale si de a le face publice in mod agregat.
7.1. Inregistrarea unui cont se face in mod gratuit si permite testarea serviciilor pentru 30 de zile. Prestatorul recomanda utilizatorilor inregistrati sa nu dezvaluie nimanui parolele de acces.
7.2. Din pacate, nicio transmisie de date prin intermediul internetului nu poate fi garantata a fi 100% sigura. In consecinta, in ciuda eforturilor noastre de a va proteja informatia si de a folosi protocoale securizate de transmitere a informatiei (https), Prestatorul nu poate asigura sau garanta securitatea informatiilor transmise de Client catre Prestator. Asadar, orice informatie trimisa catre Prestator se va face pe riscul Clientului.
7.3. Orice acces neautorizat la elementele nepublice ale site-ul www.smartbill.ro sau accesul altor persoane in afara celor autorizate la un cont SmartBill reprezinta infractiunea de acces fara drept la un sistem informatic si va fi sanctionata conform legislatiei romane in vigoare.
8.1. Clientul garanteaza datele introduse si poarta intreaga responsabilitate pentru felul si scopul in care utilizeaza serviciile puse la dispozitie de Prestator, precum si pentru felul in care configureaza sistemul de utilizatori ce au acces la contul Clientului si comportamentul acestora.
8.2. Clientul este singurul responsabil cu privire la introducerea informatiilor intr-un mod corect si complet, precum si cu pastrarea acuratetii informatiilor sau a actualizarii lor in contul SmartBill.
8.3. Prestatorul nu poate fi tinut raspunzator in cazul in care Clientul se foloseste in scopuri ilegale sau imorale de functionalitatile smartbill.ro.
8.4. Clientul este de acord ca este singurul responsabil si va despagubi Prestatorul pentru orice paguba, costuri sau limitari de profit care apar ca urmare a oricaror actiuni frauduloase din partea acestuia. Prin prezentul document, Clientul intelege si accepta faptul ca Prestatorul va transmite datele acestuia catre organele de ancheta, in cazul in care legea il obliga sa faca acest lucru.
8.5. Desi in permanenta face eforturi in vederea asigurarii calitatii si corectitudinii mesajelor publicate in site, Prestatorul nu poate garanta, expres sau implicit, in privinta continutului, a programelor de calculator ori a produselor si serviciilor publicate sub egida sa. Prestatorul nu isi asuma raspunderea, in nicio situatie, pentru nicio dauna sau eroare pricinuita direct sau indirect, pentru nicio lipsa de profit directa sau indirecta (incluzand, dar fara a se limita la aceasta enumerare: daune pentru pierderea profitului, intreruperea unor afaceri sau alte daune pecuniare), suferite ca urmare a utilizarii sau a intreruperii utilizarii ori a lipsei regularitatii informatiilor si serviciilor furnizate de site.
8.6 Clientul este singurul responsabil cu privire la verificarea, introducerea informatiilor intr-un mod corect si complet, precum si cu adaugarea, pastrarea acuratetii informatiilor sau a actualizarii lor in contul SmartBill.
9.1. Prezentul contract inceteaza in urmatoarele cazuri:
10.1. Prestatorul nu va raspunde pentru niciun prejudiciu material sau moral, orice paguba sau costuri ce pot interveni din intarzierea platilor ce sunt in sarcina Clientului, precum si incalcarea de catre acesta a oricaror obligatii legale, daca nu sunt din vina directa a Prestatorului.
11.1. Niciuna din Partile contractante nu are dreptul, fara acordul scris prealabil al celeilalte Parti:
11.2. Restrictia prevazuta anterior nu va fi aplicabila daca:
12.1. Forta majora exonereaza de raspundere partile, in cazul neexecutarii partiale sau totale a obligatiilor asumate prin prezentul contract. Prin forta majora se intelege un eveniment independent de vointa partilor, imprevizibil si insurmontabil, aparut dupa incheierea contractului si care impiedica partile sa execute total sau partial obligatiile asumate.
12.2. Partea care invoca forta majora are obligatia sa o aduca la cunostinta celeilalte parti, in scris, in maximum 5 zile de la aparitie.
12.3. Partea care invoca forta majora are obligatia sa aduca la cunostinta celeilalte parti incetarea cauzei acesteia in maximum 15 zile de la incetare.
12.4. Daca aceste imprejurari si consecintele lor dureaza mai mult de 2 luni, fiecare partener poate renunta la executarea contractului pe mai departe. In acest caz, niciuna din parti nu are dreptul de a cere despagubiri de la cealalta parte, dar ele au indatorirea de a-si onora toate obligatiile pana la aceasta data.
13.1. Conform Regulamentului UE 2022/2065 – Actul privind serviciile digitale / Digital Services Act (DSA) Clientul are dreptul de a raporta Prestatorului orice continut ilegal gazduit pe site-urile SmartBill.
13.2. In cazul comentariilor de pe blogul SmartBill sau de pe conturile de Social Media ale SmartBill, acestea pot sa fie sterse sau ascunse de persoana responsabila din SmartBill pentru administrarea acestor continuturi doar daca reprezinta continut ilegal, nu se refera la subiectul discutiei sau depasesc limitele de bun simt ale unei discutii publice.
13.3. Punctul de contact conform art. 11 si 12 din acest Regulament pentru autoritati si destinatari, ca mecanism de notificare si actiune conform art. 16 este adresa de email contact-dsa@smartbill.ro.
13.4. Pentru a putea primi un raspuns adecvat, conform art. 16, cererea trebuie sa contina cumulativ cel putin următoarele:
14.1. Drepturile si obligatiile partilor impuse de prezentul contract, precum si toate efectele juridice pe care acesta le produce vor fi interpretate si guvernate de legea romana in vigoare.
14.2. Orice litigiu care are ca obiect acest acord va fi solutionat pe cale amiabila, iar in cazul in care solutionarea amiabila nu este posibila, va fi adus spre solutionare in fata unui arbitru. In conditiile in care partile nu cad de acord asupra numirii unui arbitru in termen de 15 zile de la notificarea litigiului, competenta va reveni instantelor romanesti de la sediul Prestatorului.
15.1. Partile declara ca au negociat toate clauzele prezentului contract si acestea sunt acceptate in mod expres prin semnarea contractului, orice intelegere anterioara neproducand efecte juridice intre acestea.
15.2. Prestatorul isi rezerva dreptul de a actualiza si modifica periodic acesti termeni. In astfel de cazuri, Prestatorul va informa Clientul in avans, prin postarea acestei politici pe website cu maxim 5 zile calendaristice inainte de intrarea sa in vigoare, motiv pentru care Clientul este invitat sa verifice periodic continutul acestui document.
15.3. Orice notificare catre Prestator trebuie trimisa electronic la adresa de email cloud@smartbill.ro. In cazul notificarilor trimise de terti, acestia trebuie sa inteleaga ca Prestatorul are exclusiv un rol de furnizare de servicii tehnice de suport pentru Clienti si este un tert fata de orice contract intre terti si Clienti.
15.4. Prezentul contract este disponibil la adresa https://www.smartbill.ro/termeni-si-conditii si a fost ultima data modificat la data de 27.04.2024
Anexa 1 – Prelucrarea datelor personale de catre smartbill.ro, in calitate de persoana imputernicita conform GDPR
Contract prelucrare date personale Operator (Client) – Imputernicit (SmartBill.ro), varianta 1.1 valabila din 19 Aprilie 2024.
Prezenta anexa prevede regulile specifice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal trimise de catre Beneficiar, in calitate de Operator, catre S.C. Intelligent IT S.R.L (smartbill.ro), in calitate de persoana imputernicita (Imputernicit), in conformitate cu Regulamentului (UE) 2016/679 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date (denumit in continuare "GDPR"), ca orice legislatie nationala subsecventa cu privire la domeniul protectiei datelor cu caracter personal.
Prezenta Anexa nu priveste prelucrarile de date efectuate de SmartBill in calitate de operator, pentru detalii in acest sens se va consulta politica de confidentialitate smartbill.ro.
Art 1. Termeni
In cuprinsul acestei anexe termenii folositi vor fi interpretati in conformitate cu GDPR, iar acolo unde este cazul, termenii folositi vor avea definitiile stipulate de art. 4 din GDPR.
Art 2. Obiectul prelucrarii
Obiectul prelucrarii datelor personale il reprezinta prelucrarea de catre Imputernicit a datelor personale trimise de catre Operator in scopul furnizarii serviciilor stipulate in contractul principal de servicii smartbill.ro.
Art 3. Date colectate
Datele personale puse la dispozitie de catre Operator prelucrate in temeiul acestui contract sunt:
3.1 Pentru serviciul smartbill.ro, datele personale sunt cele care apar pe documente, cum ar fi: nume, prenume emitent document si date de identificare ale acestuia, email, telefon, iar in cazul in care se emite documentul catre un client persoana fizica: nume, prenume, adresa completa si, in functie de dorinta Operatorului, cont bancar, CNP. De asemenea, Operatorul poate adauga si alte date personale suplimentare in mod direct in facturile emise, pe care Imputernicitul nu are cum sa le prevada.
3.2 Pentru serviciul smartbill.ro, in ceea ce priveste configurarea transmiterii de emailuri catre clienti, datele sunt: email utilizator si parola prin care se transmit email-urile, precum si adresele de email catre care se trimit facturile.
3.3 Pentru serviciul smartbill.ro Conta, datele personale sunt informatiile personale ale angajatilor1prelucrate de catre Operator pentru obligatiile legale legate de salarizare, cum ar fi, in functie de utilizarea serviciilor smartbill.ro de catre Operator:
| Date personale directe | Nume, Prenume, CNP, Informatii privind actul de identitate (tip, serie, numar, data eliberarii, emitentul actului) |
| Date legate de adresa | Tara, judet, localitate, strada, numarul, cetatenie, casa de sanatate |
| Date legate de contractul de munca al angajatului | Numar, data contract, perioada, norma, functie, salariu, alte detalii (zile concediu/an, zile preaviz, zile perioada de proba) |
| Date legate de taxe si impozite ale angajatului | Ce contributii sociale/impozit plateste, este sau nu pensionar |
| Date privind persoanele in intretinere ale angajatului - sot/sotie, parinti, copii, alte rude (dupa caz) | Nume, prenume, CNP |
| Date de contact angajat | Telefon, email |
| Date bancare ale angajatului | IBAN, Banca |
| Date medicale (care reies din certificatele de concediu medical) | Tip concediu medical, cod diagnostic, cod urgenta medico-chirurgicala, cod boala infectioasa, perioada concediului |
| Date medic care emite certificatul de concediu medical | Nume, prenume, numar aviz, loc de prescriere |
| Date salariale ale angajatului | Veniturile salariale obtinute, contributiile sociale datorate |
De asemenea, operatorul poate adauga si alte date personale suplimentare in mod direct in SmartBill Conta, pe care Imputernicitul nu are cum sa le prevada.
3.4 Pentru serviciul TypingDNA: date despre comportamentul de tastare la momentul autentificarii: intervalele de timp petrecute de utilizator pe fiecare tasta si intre fiecare doua taste, precum si miscarile dispozitivului in timpul apasarii fiecarei taste.
Art.4 Categorii de persoane vizate
Categoriile de persoane vizate sunt:
Art. 5 Instructiuni specifice
In temeiul acestui contract Operatorul da urmatoarele instructiuni specifice Imputernicitului:
5.1 Sa colecteze si sa prelucreze date cu caracter personal primite de la Operator in mod direct in scopul prevazut la art.7. Aceste date sunt cele specificate in articolul 3.
5.2 Sa trimita mesaje prin email in numele Operatorului, pentru serviciul de transmitere documente prin email (daca acest serviciu este folosit de catre Operator).
5.3 Sa colecteze si sa prelucreze informatii daca documentele sale trimise si gazduite pe platforma SmartBill au fost deschise si/sau vizualizate de catre Clientii Operatorului.
5.4 Sa colecteze si sa prelucreze date cu caracter personal primite de la Operator in mod direct in scopul prevazut la Art.7 sau preluate cu acordul Clientului din alte servicii sau baze de date (ex. Revisal sau date obtinute prin API). Aceste date sunt cele specificate in articolul 3.
5.5 Sa transfere direct anumite date (care pot include date cu caracter personal) de la/catre alte companii selectate de catre operator, furnizandu-le acreditarile relevante (de exemplu, chei API) pentru fiecare dintre acestea, fie prin introducerea acestor acreditari in cadrul aplicatiei, fie prin solicitarea lor explicita in scris. Pentru evitarea oricarui dubiu, aceste companii nu sunt subprocesatori in baza acestui contract.
5.6 In cazul in care persoana vizata activeaza autentificarea prin recunoasterea profilului de tastare, sa prelucreze aceste date exclusiv in scopul asigurarii securitatii contului sau.
Art. 6 Durata prelucrarii
Durata prelucrarii datelor cu caracter personal este identica cu durata functionarii contractului principal de furnizare servicii.
Art. 7 Natura si scopul prelucrarii
Natura si scopul prelucrarii sunt cele stabilite de catre Operator in temeiul contractului principal si anume furnizarea serviciilor SmartBill, in functie de pachetul de servicii achizitionat.
Art. 8 Sub-imputerniciti
In cazul in care prelucrarea datelor Operatorului sau anumite parti are prelucrarii se efectueaza de catre Imputernicit prin intermediul altor persoane, numite sub-imputerniciti, acesta trebuie sa respecte urmatoarele principii:
8.1 In temeiul acestui articol, Operatorul intelege sa autorizeze Imputernicitul sa prelucreze datele sale prin urmatorii sub-imputerniciti pentru urmatoarele activitati:
– Amazon Web Services, Inc - locatie Irlanda si Germania - pentru gazduire Firma Amazon Web Services, Inc este certificata in programul UE- US Data Privacy Fraemwork
– S.C. TypingDNA S.R.L. Romania - pentru securizarea autentificarii in produsele SmartBill, doar pentru utilizatorii ce activeaza această optiune.
8.2 Pentru sub-imputerniciti viitori, Imputernicitul primeste o autorizare generala de a subcontracta cu orice alt prestator din U.E., EEA sau tara cu nivel adecvat de protectie recunoscut prin decizie a Comisiei Europene sau cu care s-au semnat Clauze Contractuale Standard (SCC), care este necesar pentru anumite parti ale procesarii datelor conform prezentului contract care ofera un nivel de securitate adecvat, cel putin la nivelul prezentului contract. Aceasta autorizare include obligatia de informare a Operatorului, printr-un mesaj prin contul de pe site-ul Imputernicitului sau prin email. Operatorul are posibilitatea de a formula obiectii in termen de 2 zile lucratoare.
8.3 De asemenea, SmartBill poate trimite datele prelucrate de Operator catre alti imputerniciti ai Operatorului doar daca exista un contract intre Operator si acesti alti imputerniciti, ca cererea Operatorului catre SmartBill de a trimite datele catre acest imputernicit.
Art. 9 Drepturile si obligatiile Operatorului
9.1 Operatorul are urmatoarele drepturi:
9.1.1 Dreptul sa primeasca informatii de la Imputernicit sau sa verifice prin auditor mandatat daca Imputernicitul are si pune in aplicare masuri tehnice si organizatorice adecvate, astfel incat prelucrarea sa respecte cerintele prevazute de GDPR. Verificarea va avea loc in baza unei notificari scrise prealabile, transmisa cu cel putin 14 zile lucratoare inainte de efectuarea verificarii.
9.1.2 Dreptul sa primeasca asistenta din partea Imputernicitului, in special pentru indeplinirea obligatiei sale de a raspunde cererilor persoanelor vizate cu privire la exercitarea drepturilor lor prevazute de GDPR.
9.1.3 Dreptul de a face obiectiuni cu privire la alti sub-imputerniciti conform art. 8.2.
9.2 Operatorul are urmatoarele obligatii:
9.2.1 Sa respecte obligatiile sale conform GDPR in calitate de Operator cu privire la datele cu caracter personal colectate sau prelucrate de Imputernicit, pe seama sa.
9.2.2 Obligatia de a face informarea persoanelor vizate conform GDPR, inclusiv in ceea ce priveste informarea cu privire la prelucrarea datelor de catre Imputernicit in temeiul acestui contract.
9.2.3 Obligatia sa raspunda exclusiv de stabilirea temeiului legal pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ce face obiectul prezentului contract.
9.2.4 Obligatia de a implementa masuri tehnice si organizatorice adecvate conform GDPR, inclusiv securizarea transferului datelor de la persoanele vizate catre Imputernicit.
9.2.5 Operatorul intelege ca din momentul stergerii datelor dupa incheierea prestarii serviciilor de catre Imputernicit conform obligatiilor GDPR si a art. 10 a acestui contract, datele nu mai pot fi recuperate si este intreaga responsabilitate a Operatorului sa se asigure ca si-a facut o copie completa a acestora.
In toate situatiile in care Operatorul este cel care trebuie sa execute o obligatie, cum este, spre exemplu, informarea persoanei vizate cu privire la incalcarea securitatii datelor cu caracter personal, Imputernicitul nu poate fi tinut de inactiunile Operatorului din sfera acelei obligatii.
Art. 10. Drepturile si obligatiile Imputernicitului:
10.1 Imputernicitul are urmatoarele drepturi:
10.1.1 Dreptul sa dezvaluie anumite date cu caracter personal in virtutea unei obligatii legale sau a unei alte conditii prevazute de legislatie la solicitarea unei autoritati, institutii publice sau instante judecatoresti.
10.1.2 Dreptul de a recruta sub-imputerniciti conform art. 8 sau in situatia in care a primit aprobare din partea Operatorului.
10.1.3 Dreptul la acoperirea costurilor generate de asigurarea asistentei Operatorului, de catre Operator, in situatiile prevazute de GDPR conform art. 9, daca acestea depasesc costul lunar al serviciilor prestate de catre Imputernicit.
10.1.4 Dreptul de a folosi informatii statistice anonimizate ca urmare a activitatilor prestate ca urmare a acestui contract sau a intregii sale activitati.
Imputernicitul nu poate stabili scopuri sau mijloace de prelucrare a datelor cu caracter personal, acestea fiind stabilite exclusiv de catre Operator.
10.2 Imputernicitul are urmatoarele obligatii:
10.2.1 Obligatia sa informeze Operatorul in termen de maxim 10 zile, in cazul in care, in opinia Imputernicitului, o instructiune incalca GDPR si/sau alta dispozitie legala privind prelucrarea datelor cu caracter personal.
10.2.2 Obligatia sa asigure securitatea datelor cu caracter personal prelucrate in numele Operatorului in conformitate cu Art. 32 din GDPR si cu Art. 11 din prezenta Anexa.
10.2.3 Obligatia de a informa Operatorul fara intarzieri nejustificate de o incalcare a securitatii datelor personale ale Operatorului pe parcursul prelucrarii realizate de catre Imputernicit.
10.2.4 Obligatia de a asista Operatorul cu toate informatiile necesare in vederea notificarii, daca este cazul, catre Autoritatea competenta pentru incalcarea securitatii datelor, dar fara a se substitui Operatorului in obligatia sa de notificare.
10.2.5 Obligatia de a acorda asistenta Operatorului sa asigure respectarea obligatiilor prevazute la articolele 32-36 din GDPR.
10.2.6 Obligatia de a asista Operatorul pentru solutionarea cererilor persoanelor vizate sau de a transmite Operatorului orice cerere primita de la persoanele vizate, in legatura cu datele personale care au fost colectate si prelucrate de Imputernicit, in termen de maxim 5 zile calendaristice de la primirea acesteia. Aceasta asistenta nu se aplica in situatia in care Operatorul are deja in instrumentele tehnice furnizate de catre Imputernicit posibilitatea de a solutiona direct cererea persoanei vizate (de ex. Dreptul la acces – unde Operatorul are deja toate informatiile cu privire la ce date colecteaza).
10.2.7 Obligatia sa nu transmita date cu caracter personal si/sau informatii confidentiale, ce pot fi date cu caracter personal, despre care a luat cunostinta in timpul executarii contractului.
10.2.8 Obligatia sa asigure instruirea personalului autorizat sa prelucreze datele cu caracter personal, cu privire la confidentialitatea acestor date.
10.2.9 Obligatia sa includa obligatii de confidentialitate catre angajati si sub-imputerniciti.
Art. 11 Securitatea prelucrarii
11.1 Imputernicitul trebuie sa indeplineasca masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru a asigura masurile adecvate de securitate raportate la risc, conforme cu bunele practici in industrie. In stabilirea nivelului adecvat de securitate, Imputernicitul trebuie sa ia in considerare stadiul actual al dezvoltarii, costurile implementarii si natura, domeniul de aplicare, contextul si scopurile prelucrarii, precum si riscul cu diferite grade de probabilitate si gravitate pentru drepturile si libertatile persoanelor fizice, ca si riscurile care apar ca urmare a prelucrarii, in special cu privire la cele care pot duce care duce, in mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea, sau divulgarea neautorizata a datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate intr-un alt mod, sau la accesul neautorizat la acestea.
Art. 12 Limitarea raspunderii
Operatorul este de acord sa exonereze Imputernicitul de orice raspundere pentru pagubele ce ar putea decurge din:Art. 13 Delimitarea raspunderii
Operatorul si Imputernicitul isi delimiteaza responsabilitatile cu privire la asigurarea protectiei datelor cu caracter personal (de exemplu, asigurarea confidentialitatii sau a securitatii prelucrarii), in functie de accesul si controlul efectiv exercitat asupra datelor, atat din punct de vedere contractual, cat si tehnic.
Art. 14 Intrare in vigoare si modificari.
Aceasta anexa intra in vigoare pe 25 mai 2018 si este valabila pana la modificarea ei de catre SmartBill si informarea clientilor in acest sens. Utilizarea contului dupa informarea clientilor inseamna acordul acestor cu privire la acest document.
Oferta SmartBill si Visa pentru PFA, II si IF
Conturile de SmartBill create in perioada 1.11.2023 - 30.09.2024 pentru afaceri avand ca forma de organizare PFA (Persoana fizica autorizata), II (Intreprindere individuala) sau IF (Intreprindere familiala) primesc 50% discount la orice abonament SmartBill Facturare achitat pe o perioada de 12 luni, cu conditia ca respectiva plata sa fie efectuata cu un card Visa. Reducerea se aplica pentru primul an de abonament SmartBill Facturare Silver, Gold sau Platinum si nu se cumuleaza cu alte reduceri.
